Archiwizowanie dokumentów to obowiązek dla wielu firm oraz instytucji, którego niedopełnienie może wiązać się z daleko idącymi konsekwencjami, w tym również karami finansowymi. Na szczęście w dzisiejszych czasach nie trzeba zajmować się tym samodzielnie – możesz bowiem wybrać profesjonalne archiwum dokumentów, w którym specjaliści zadbają o wszelkie pisma, akta czy umowy. Oto najważniejsze korzyści, jakie daje współpraca ze specjalistami w zakresie archiwizacji!

Korzyść 1 – Najlepsze warunki przechowywania dokumentacji medycznej

Archiwum dokumentów to specjalistyczne powierzchnie, na których zadbano o to, aby warunki do przechowywania dokumentacji medycznej były jak najlepsze. Zewnętrzna firma zadbała więc zarówno o odpowiednią ilość miejsca, jak również prawidłową temperaturę czy wilgotność powietrza – w ten sposób masz pewność tego, że wszelkiego rodzaju akta pacjentów, zdjęcia rentgenowskie czy też dokumenty administracyjne będą w doskonałym stanie nawet po kilkudziesięciu latach. Oczywiście archiwizowanie ich wiąże się również z porządkiem w papierach, a także łatwym dostęp do wszelkiego rodzaju pism – możesz poprosić o to w każdej chwili!

Korzyść 2 – Pełne bezpieczeństwo danych pacjentów i instytucji

Zewnętrzne archiwum medyczne to również najnowocześniejsze systemy zabezpieczeń, dzięki którym masz pewność tego, że wszelkie akta i pisma będą niedostępne dla osób z zewnątrz. Dostęp do nich mieć będziesz więc tylko Ty oraz wskazane przez Ciebie osoby, dlatego możesz spać spokojnie – jakiekolwiek wrażliwe dane z całą pewnością nie trafią w ręce niepowołanych do tego osób, a więc dopełnione zostaną wszelkie kwestie formalne, zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem.

Korzyść 3 – Usługi niszczenia i cyfryzacji dokumentów

Jak się okazuje przechowywanie dokumentacji to nie wszystko, co zaoferuje Ci specjalistyczna firma. Możesz również zdecydować się na wiele innych usług, jakie będą niezbędne w kwestii dokumentacji – skorzystasz np. z jej brakowania i niszczenia albo cyfryzacji. Szczególnie korzystna może być ta druga opcja, ponieważ pozwoli Ci to korzystać z dokumentów na komputerze, co znacznie usprawni znajdywanie rozmaitych informacji. Oprócz elektronicznego obiegu dokumentów, specjaliści będą w stanie zaoferować Ci również wprowadzanie danych z wizyt lekarskich do systemu informatycznego, co również znacznie usprawni codzienne funkcjonowanie placówki służby zdrowia.

Korzyść 4 – Kompleksowa obsługa

To jednak nie wszystko! Firmy oferujące profesjonalne archiwa medyczne, mogą zapewnić Ci również wiele innych form wsparcia – mowa tutaj np. o obsłudze recepcji (outsourcing pracowników) czy też obsłudze dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników. Dzięki temu będziesz mieć możliwość skupienia się w stu procentach na podstawowej działalności – o wiele innych kwestii zadbają specjaliści z wieloletnim doświadczeniem!

Korzyść 5 – Oszczędność czasu i pieniędzy

No i w końcu – archiwum medyczne to ogromna oszczędność, zarówno czasu, jak i pieniędzy. Zostaniesz całkowicie odciążony od żmudnego obowiązku, jakim jest przechowywanie dokumentacji, a zewnętrzne usługi okażą się prawdopodobnie o wiele mniej kosztowne niż zakładanie własnego archiwum dokumentów. Wszystko to sprawia, że usługi tego typu cieszą się rosnącą popularnością – zarówno wśród instytucji, placówek medycznych, jak również przedsiębiorstw.